Faktura w 4 sekundy za pomocą Microsoft Excel, to pewna obietnica złożona mojemu koledze. Poznasz go za chwilę.

Ale…

Czy wiesz, że ręczne wprowadzanie danych, może zabierać Ci aż 25% całego czasu poświęcanego na pracę.

Efekt: kreatywność spada, liczba interesujących projektów też.

Z drugiej strony jesteś świadomy tego, że wiele możesz robić szybciej, wykorzystując automatyzacje.

Jak to mówią: „Potrzeba matką wynalazków”.

Z tyłu jednak jest nie tyle potrzeba, co coś większego, straszniejszego.

Zjawisko, które dotyka wielu przedsiębiorców.

Niewolnik Własnego Biznesu?

Pamiętasz jeszcze, kiedy pierwszy raz pomyślałeś sobie: „Założę swój własny biznes. Pójdę na swoje. Będę przedsiębiorcą.”

Może teraz tak myślisz. Chodzą Ci po głowie słowa Mickiewicza.

„Sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem.”

Adam Mickiewicz, „Ballady i romanse”

Wreszcie praca, kiedy chce, jak chce. Po prostu na własnych warunkach.

Zaczynasz, robisz w końcu to, co kochasz. Sama radość. Coraz częściej jednak odrywa Cię od pracy coś, co nie jest powiązane z Twoją pasją.

Skupiasz się na rzeczach, których do tej pory nie robiłeś. Ba, nawet nie myślałeś, że istnieją.

Muszę wysłać plik do urzędu. Trzeba przesłać deklarację. Powinienem zapłacić podatek. Trzeba zrobić to, muszę tamto.

Czy ta sytuacja coś Ci przypomina?

W ten sposób zamieniasz się w niewolnika swojego biznesu. Niewolnika swojej pasji, dla której być może zaryzykowałeś odejście z etatu.

Jeśli tak się czujesz, to polecam Ci książkę „Mit przedsiębiorczości”. Wszystko zaczyna się od zmiany myślenia. Nie pracujesz w firmie, ale pracujesz nad firmą. Subtelna, ale znacząca różnica.

Dlaczego o tym piszę?

Życie tworzy najlepsze scenariusze. Mój kolega Mirek prowadzi działalność. Pojawił się u niego pewien problem.

Zapis Pewnej Rozmowy

Hej Paweł, mam problem. Jak wiesz, jestem na samozatrudnieniu. Myślałem, że będzie spoko. Będę robił to, co do tej pory, ale bardziej elastycznie. Zamiast dla jednej firmy mogę robić to samo dla kilku. I tak jest, nie przewidziałem tylko jednej rzeczy.

Jakiej?

Że jest tyle spraw do ogarniania. Przydałby się informatyk, prawnik, jakaś osobista asystentka. Dobrze, że chociaż księgową sobie ogarnąłem. Chociaż już wczoraj dzwoniła. Powiedziała, że muszę sam wystawiać faktury za usługi.

Dlaczego nie może w Twoim imieniu wystawiać faktur?

Takich jak ja przedsiębiorców ma około 20. Nic innego by nie robiła, tylko faktury wystawiała. Zresztą to też niewygodne dla mnie. Dlatego idę z prośbą do Ciebie?

Ok, w czym rzecz?

Potrzebuje jakiegoś programu, w którym wystawię fakturę dla klienta?

Hmmm… pewnie jest sporo gotowych formularzy w necie do pobrania, wypełnienia, wydrukowania.

Tak, ale sporo ręcznego wypełniania. Nie da się zautomatyzować tego jakoś? Ty robisz takie rzeczy.

Pewnie, że się da. Czego dokładnie potrzebujesz?

Nic wielkiego. Mam paru klientów, mam parę usług. Dobrze, abym mógł po prostu wybrać klienta i usługi dla niego. Taką fakturę chciałbym wydrukować, zapisać gdzieś, żeby można było do niej wrócić. No wiesz historia faktur. Fajnie byłoby zrobić z tego pdf, żeby wysłać do klienta i księgowej.

Coś jeszcze przychodzi Ci do głowy?

Fajnie by było, gdybym kolejne numery faktur same się nadawały, żebym nie musiał tego pilnować.

Da się zrobić. Wiesz, coś za coś?

Ok, ile za to?

Zrobisz coś dla mnie …

Skala Zjawiska

Konieczność wystawiania faktur. Ciekawe jak wielki jest to problem?

Sytuacja na pewno dotyczy około 21 osób: Mirka i 20 innych klientów księgowej.

Czy tylko? Jak to sprawdzić?

” Jest popyt – jest podaż
Prawa rynku tego nie pokonasz specjalisto
Wykształcony na papierze ekonomisto”

52 Dębięc, „Ci źli”

Odwracając słowa Hansa z piosenki, skoro jest podaż, to jest i popyt.

Patrzę czy Microsoft ma gotowe szablony (jeden przyda się później).

Sprawdzam w Google. Szukam programów do fakturowania.

Jest, a jakże, cała lista.

Wśród wyników wyszukiwania zestawienie przydatnych programów do fakturowania: 9 ciekawych programów do wystawiania faktur w małej firmie.

Są tutaj dwa typu programów: albo limit faktur np. „Do 10 faktur miesięcznie nie ponosisz opłat”, albo limit czasu, czyli coś w stylu „Testuj do woli przez 30 dni”.

Jest też długa lista komentarzy.

Są trzy kategorie wpisów:

  • reklamy: jeszcze więcej programów,
  • wymagania klientów: sprawdzanie NIP-ów, pobieranie danych z GUS itd.,
  • obiekcje: głównie dotyczące limitów, braku elastyczności, wysokości opłat itd..

Wśród komentarzy jest też coś bardzo ciekawego, perełka.

Ciekawy Komentarz

Darmowy, teraz i na wieki wieków (tak twierdzą twórcy), bez limitów i ograniczeń serwis internetowy Chmura Faktur. Sporo funkcji: pobieranie danych z GUS, weryfikacja statusu płatności za fakturę, automatyczna weryfikacja klienta pod kątem VAT i wiele innych.

Właścicielem jest Idea Bank S.A. Jeśli Ci to nie przeszkadza to korzystaj.

Podsumowując dostępne są dwie kategorie programów:

  • serwisy internetowe/chmurowe,
  • programy desktopowe.

Wśród jednych i drugich są limity i ograniczenia czasowe lub ilościowe. Zniesienie limitów kosztuje. Wyjątkiem jest Chmura Faktur, gdzie wszystkie limity są zniesione za darmo i mamy sporo funkcji.

Przydałby się więc program darmowy na komputer jako alternatywa dla powyższych.

Wymagania Programu

Wracam myślami do rozmowy z Mirkiem. Czego on potrzebuje? To jest punkt wyjścia:

  • numery faktur powinny być nadawane automatycznie same,
  • zapisywanie jako pdf, zapisywanie w lokalnym archiwum,
  • drukowanie,
  • mała baza klientów i produktów,
  • jak najmniej wpisywania, raczej wyklikanie większości.

Tego potrzebuje Mirek.

Ważne są jeszcze wymagania ustawodawcy.

Faktura to jednak dokument formalny. Podstawa do wyliczenia podatku.

Wymagania Formalne

Zgodnie z art. 106e ustawy o podatku VAT faktura powinna zawierać następujące elementy:
- datę wystawienia,
- kolejny numer faktury zgodny z przyjętą numeracją,
- imiona i nazwiska lub nazwę sprzedawcy i nabywcy towaru/usługi oraz ich adresy,
- numer NIP podatnika (sprzedawcy),
- numer NIP, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile jest określona, i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę towaru lub usługi,
- jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- kwoty wszelkich rabatów, obniżek i opustów,
- wartość sprzedaży netto,
- stawkę VAT oraz wartość podatku,
- sumę sprzedaży netto, z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwoty podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki,
- kwotę należności ogółem.

Dzielę to trochę inaczej, na dane dotyczące:

  • sprzedawcy: czyli firma Mirka, na potrzeby tego projektu coś wymyślimy: nazwa firmy, NIP, adres;
  • nabywcy: nazwa, adres, NIP;
  • towaru/usługi: nazwa, jednostka miary, cena jednostkowa, stawka VAT;
  • samej faktury: data wystawienia, wartość podatku, wartość netto, kolejny numer, data zapłaty, ilość sprzedawanych towarów, sumę netto z podziałem na poszczególne stawki, sumę podatku vat za poszczególne stawki, kwotę należności ogółem.

Zakres merytoryczny jest. Teraz szczegóły techniczne.

Szablon i Bazy Danych

Program jest oparty na Microsoft Excel. Myślę, że świetnie się nadaje. Jest elastyczny, stworzony do pracy z danymi, wiele rzeczy można oprogramować (VBA na pokładzie).

Szablon pobieram ze strony (link). Nie ma co wymyślać koła.

Dla uproszczenia umieszczam cały program w lokalizacji: C:\FAKTURY
Tak też ustawione są ścieżki domyślne w programie.

Aby nie ujawniać tożsamości Mirka, na potrzeby tego wpisu mój kolega zostaje sprzedawcą używanych aut. Tak jakoś mi się kojarzy.

Mirek Sprzedawca Aut

Teraz bazy danych: produktów (samochody) i klientów (firmy). Tutaj korzystam z Pythona zaopatrzonego w bibliotekę Faker. Bardzo przydaje się, kiedy chcesz wygenerować sobie fikcyjne adresy, nazwiska, imiona, nazwy firm itd.

Plik (notatnik Jupyter Notebook), w którym generuje sobie fikcyjne dane jest w katalogu z projektem.

Stworzyłem małe bazy danych: 100 firm, 100 produktów.

Pora na działanie programu.

Funkcje Programu

Sam program to nic innego jak skoroszyt programu Excel z 3 arkuszami. Najważniejszy jest arkusz faktura, dwie pozostałe to listy produktów i klientów. Służą one do wyboru w konkretnych polach.

Jak więc wygląda używanie programu?

Za każdym razem kiedy otworzysz program numer nada się sam. Program liczy ile plików jest w katalogu z fakturami i nadaje kolejny numer.

Automatycznie Nadawany Numer Faktury

Data faktury z automatu ustawia się na datę dzisiejszą. Jeśli chcesz zmienić na inną masz do tego odpowiednie pole powyżej.

Tak samo jest z terminem zapłaty faktury. Automatycznie wylicza poprzez dodanie 14 dni. Chcesz to zmienić, też jest pole powyżej.

Zmiana Domyślnych Dat: Faktury i Płatności

Wybierasz sobie klienta ze stworzonej wcześniej bazy lub wprowadzasz go ręcznie. Wybierasz jaki produkt kupił i w jakiej ilości. Program wylicza resztę.

Wybór Klienta i Produktu

Dodatkowo możesz sobie fakturę:

  • wydrukować,
  • zapisać w archiwum (czyli plik .xlsm, Excel z obsługą makr),
  • zapisać jako pdf,
  • wyczyścić formularz.
Dodatkowe Funkcje

UWAGA TRICK:
Około 75% powyższych funkcji „wyklikałem” za pomoca rejestratora makr. Pozostałe 25% to tylko korekty tego co wygenerowałem.

Z reguły jest to dobry sposób na rozpoczęcie przygody z programowaniem VBA. Rejestrujesz makro, klikasz, przesuwasz, zatrzymujesz i sprawdzasz jaki kod się wygenerował. Jest to znacznie szybsza nauka niż z książką na kolanach. Wynika to z Zasady Bezpośredniości.

Podsumowanie

Wiesz już jak wystawiać fakturę dosłownie w 4 sekundy (może niecałe).
Sprzedałem Ci też patent na szybkie programowanie w VBA.

Cały projekt z generatorem fikcyjnych klientów i produktów za darmo możesz pobrać TUTAJ.

Jeśli chcesz pomocy w dostosowaniu go do swoich potrzeb daj znać.

Jeszcze raz: LINK DO PROJEKTU

PS. Jesteś ciekawy, co chciałem od Mirka? Książkę „Zostań Ultrasomoukiem” książka o tym, jak przyspieszyć procesu nauki. Jeśli brakowało Ci wiedzy, jak podnieść proces nauki na wyższy poziom to jest idealna pozycja dla Ciebie. Zasada Bezpośredniości jest z tej książki.

Taktyka Killera